Executive Administrative Assistant

Description de poste

Nous recrutons au sein de notre Siège européen Distech Controls notre futur(e) Office Manager / Assistant(e) de direction.

Rattaché(e) au Directeur Général Délégué Distech Europe, il/elle s'assurera du bon fonctionnement du bâtiment à Brignais tout en apportant un soutien administratif au Comité de Management local, garantissant ainsi le bon fonctionnement des activités quotidienes et le respect des normes de qualité.

Missions principales

Gestion des bâtiments – Services généraux

• Identifier et consolider les besoins en services généraux au sein de l'organisation.
• Identifier les prestataires de services potentiels et fournir une comparaison de prix pour faciliter la sélection du prestataire en collaboration avec le Directeur Général Délégué
• Assurer le suivi des prestaires et être leur contact principal.
• Gérer les relations avec les prestataires réguliers (p. ex. nettoyage), suivre la qualité du service, surveiller la conformité aux contrats .
• En relation avec le Chargé des Services Généraux au Canada,  contribuer à l'harmonisation de l'expérience salariés sur tous les sites Distech

Réception et communication

• Assurer la réception téléphonique et rediriger les appels de manière professionnelle.
• Offrir un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs, en répondant à leurs besoins et en les guidant vers les contacts appropriés.

Préparation et coordination des événements sur site

• Contribuer ou préparer et coordonner des événements tels que des visites de clients, des activités « employer branding » et d'autres événements internes, en veillant à ce que chaque détail soit prise en compte pour assurer le succès des initiatives.
• Gérer la logistique des événements, y compris les réservations de chambres, les réservation de repas et la coordination avec les différentes parties prenantes impliquées.

Gestion du budget

• Collaborer à l'élaboration du budget annuel des services généraux du site.
• Faire le suivi budgétaire.

Soutien au Comité de Management local 

• Fournir un soutien administratif au Comité de Management local y compris la préparation de documents, la prise de notes pendant les réunions et la gestion de l'ordre du jour.
• Aider à organiser et à coordonner les réunions du Comité, en veillant à ce que tous les participants disposent de l'information nécessaire.

Profil recherché

• Minimum 3-5 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire
• Connaissance avancée des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
• Maitrise du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral)
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer de multiples priorités.
• Solides compétences en communication, tant verbale qu'écrite.
• Esprit d'équipe et capacité de collaborer efficacement avec divers intervenants.
• Soucieux du détail et consciencieux
• Attitude proactive active
• Capacité à gérer les demandes urgentes

#LI-DR1